Tegenwoordig wordt het steeds vaker verwoord: “ik heb geen tijd, want ik ben druk”. Een druk persoon is meestal iemand die rond rent en aan iedereen wil laten weten hoe druk ze zijn. Een productief persoon daar en tegen wordt nauwelijks gestoord door prioriteiten en dreigende deadlines. Door beheerst te werk te gaan komen productieve personen vaak kalm over, zij hebben de tijd en prioriteiten onder controle daar waar een druk persoon te weinig tijd per dag heeft.

Prioriteiten stellen

Effectieve mensen bepalen wat er belangrijk en noodzakelijk is. Zij zijn op de hoogte van wat er te wachten staat en stellen vaak een ruime deadline op. de deadline de prioriteit waar rekening gehouden moet worden zodat deze niet verdwijnt onder alle andere noodzaken en deadlines. Productieve personen maken er een gewoonte van om kritieke zaken te identificeren en werken eraan om deze eerst uitgevoerd te krijgen.

Duidelijke planning

Zodra duidelijk is welke zaken, met een passende prioriteit, uitgevoerd moeten worden stellen productieve personen een plan op. Een duidelijke dagindeling met afspraken en reistijd zorgen voor inzicht in ‘downtime’ wanneer niet-productieve tijd toch effectief besteed kan worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het voeren van een telefoongesprek tijdens het reizen als je toch al in de auto zit. Productieve personen plannen ook meerdere afspraken op één dag en brengen hiervoor een route voor in kaart waarbij taken die uitgevoerd moeten worden op locatie worden geminimaliseerd, goede voorbereiding is het halve werk.

Efficiëntie

Productieve personen geven voorrang aan taken die zij gepland hebben om het opgestelde plan zo effectief mogelijk uit te voeren. Zit je die dag toch al in de auto en moet je nog langs de garage voor een knipperend waarschuwingslampje, dan kun je dit net zo goed in de planning meenemen. Door efficiënt te werken kunnen taken die vaak als tijdrovend en niet-productief gezien worden, gecombineerd worden met andere zaken die uitgevoerd moeten worden.

Nee zeggen

Een van de grootste dingen die effectieve mensen doen is het leren zeggen dat zij niet meer taken op zich kunnen nemen. Zij weten welke prioriteiten voor hen klaar liggen en het efficiënt opgestelde plan ondersteund hierbij. Is er nog ruimte in de opgestelde planning dan pas kan een ‘Ja’ overwogen worden. Productieve personen weten dat zij hun tijd effectief moeten besteden om taken en projecten afgerond te krijgen.

Eén ding tegelijk

Mensen die druk zijn vinden vaak dat mulitasking effectief is, er gebeuren veel zaken in een korte tijd. Productief is het echter niet en levert vaak onzichtbare nadelen op. Als er focus ligt op één taak kan deze taak de volledige concentratie verwachten en daarmee de volledige aandacht. Als aandacht over meerdere taken of projecten wordt gesplitst zullen zaken niet gezien of zelfs vergeten worden.

In één keer goed

Taken die in één keer goed uitgevoerd worden zal er geen tijd meer gewijd hoeven worden om een taak opnieuw uit te voeren. Ook als het zou betekenen dat het langer duurt om een taak uit te voeren is het over het algemeen sneller dan een taak vaker te moeten uitvoeren, omdat er bijvoorbeeld een fout gemaakt is.

Radiostilte

Door de deur te sluiten en de mobiele telefoon op stil te zetten is vergelijkbaar met het zeggen van ‘Nee’. Door de deur van een kantoor te sluiten of een telefoon op stil te zetten kan duidelijk gemaakt worden om niet gestoord te willen worden, noodgevallen daar gelaten. Door het afsluiten van alle afleidingen kan er een betere concentratie ontstaan en kunnen taken effeciënt en in één keer goed uitgevoerd worden zonder tijd aan andere zaken te voldoen.

Get the job done

Een duidelijke planning met prioriteiten, de afsluiting van afleidingen en kunnen concentreren om één taak is ansich al productief maar nu moeten ook de taken en projecten gedaan worden. Het is erg eenvoudig om werk uit te stellen met een tal van reden die ook gedaan moeten worden. Kortom, productieve personen weten het werk ook daadwerkelijk gedaan te krijgen, in de planning die opgesteld is. Er wordt geen tijd besteed aan tijdverspilling als er zaken afgerond moeten worden. Zij hanteren het plan dat gemaakt is tot er een tevreden resultaat is ontstaan.

Werk met effectieve mensen

Personen in groepen hebben de neiging om de collectieve wil van de groep te versterken. Ben je omringt door ‘slackers‘ dan zul onderbewust en in sommige situaties openlijk aangemoedigd worden ook een ‘slacker’ te worden. Productieve personen omringen zich graag met effectieve mensen omdat zij de wil om ‘the job done’ te krijgen hebben. Effectieve mensen willen graag dat anderen om heen hen aanmoedigen om nog productiever te worden en zichzelf te ontwikkelen.

Verstandig tijdverbruik

Soms gaat het niet om de meeste taken gedaan te krijgen in een korte tijd maar juist om het maximale uit de tijd te halen. Voor de één is het belangrijk om tijd besteden aan ontspanning van een sport of het spelen van een videogame, maar bij een ander persoon is deze ontspanning het zitten en lezen van een boek of het bijwerken van e-mails en het beantwoorden van telefoontjes. Gebruik je tijd verstandig aan belangrijke zaken en niet alleen aan zaken die geld opleveren of waar een ander tevreden mee wordt gesteld.
Het lijkt soms op tijdverspilling als er niet gewerkt wordt, maar vaak levert dit de juiste hoeveelheid ontspanning en stress-reductie op om weer door te kunnen met werk gerelateerde zaken. Productieve mensen maken tijd voor zaken die voor hen belangrijk zijn, en laten zich niet leiden door alle prioriteiten van anderen.

Groeien en verandering

Productieve personen passen zich aan aan hun omgeving en de veranderingen in hun leven. Effectieve mensen kunnen er goed identificeren welke acties niet meer geschikt zijn om vooruitstrevend te kunnen zijn. Verandering van spijs doet leven en zorgt voor doeltreffende en vernieuwende visies. Dit kan simpel weg door nieuwe vaardigheden te leren of een verandering van hobby. Productieve personen wortelen zich niet vast in gewoontes maar gaan mee met de wereld en blijven vooruit gaan waarbij stilstand achteruitgang is. Mensen zijn in staat om zich aan te passen aan nieuwe situaties en omstandigheden, dat is als mens onze grote kracht.